29/09/2021

¿Cuánto tiempo debe conservar la documentación de su empresa?

Los plazos de conservación de la documentación pueden ser distintos en función de su índole: mercantil, tributaria, laboral…

 

En su empresa a diario se crean o reciben diferentes tipos de documentos: facturas, contratos, nóminas, libros de contabilidad… Muchos de ellos deben ser conservados por imposición legal. Sin embargo, no todos tienen que cumplir con los mismos tiempos. El Código de Comercio, las normas fiscales y laborales, la regulación específica sobre el blanqueo de capitales, sobre protección de datos o subvenciones establecen las condiciones de custodia de cada tipo de documento. Veamos cuáles son:

 

Según el Código de Comercio

El artículo 30 del Código de Comercio, establece la obligación de conservar durante 6 años los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como los no obligatorios (por ejemplo, el mayor, los registros de IVA, etc.), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los mismos (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.). El término fijado empieza a contar a partir del último asiento realizado.

 

Hay otros documentos que, aunque no tengan plazo específico de custodia legal, es recomendable guardar. Por ejemplo, los referidos a:

 

  • Prestamos: Hasta que sean devueltos
  • Garantías: Hasta que se hayan cancelado
  • Bienes de inversión: Hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (puede llegar a los 9 años)
  • Bases Imponibles Negativas: Hasta pasados 4 años desde su compensación

 

 

La documentación a conservar debe ser original. Las copias no tendrán validez legal en caso de ser requeridas por la Administración. En cuanto a la forma de

mantenimiento, los archivos pueden guardarse tanto en papel como en formato

electrónico. El único requerimiento es que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad. Además, la Administración debe poder acceder a ellos de forma rápida, sin que se produzca ningún retraso desde que se solicita.

 

Según normativa tributaria

Por regla general, la Ley General Tributaria marca un plazo de cuatro años para guardar los archivos. El período empieza a contar desde que finaliza el plazo voluntario de presentación de cada impuesto. Este es el tiempo en el que la Agencia Tributaria puede solicitar su revisión.

Tenga en cuenta además que, la prescripción del derecho a liquidar fijada en cuatro años no afecta al derecho de investigación (artículo 66.bis LGT). Salvo en los supuestos de créditos fiscales, se consagra la imprescriptibilidad del derecho de comprobación de la Administración referido a períodos ya prescritos, cuando los mismos tengan eficacia en ejercicios no prescritos (artículo 115 LGT).

Por ejemplo, si un bien se amortiza en 15 años, deberá conservar su factura de compra no durante cuatro años, sino hasta los cuatro años siguientes al último periodo en que se aplicó la amortización, es decir, durante 19 años.

 

Igualmente, con las modificaciones introducidas en 2015, el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imposibles y las deducciones es de 10 años desde la presentación de la declaración en que se generaron. Esto es, para los ejercicios en que se disfrutaron de tales incentivos, el plazo de prescripción no es de cuatro sino de diez años, salvo que el último ejercicio de aplicación ya haya prescrito. Lo mismo sucede con las pérdidas fiscales, cuyo plazo comenzaría a contar desde que la empresa haya compensado dichos créditos fiscales

 

Conservación de documentación y plazos de prescripción

 

Desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación correspondiente al mismo debe guardarse durante los siguientes seis años, ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil, salvo que otra norma exija un plazo mayor.

Muchas empresas asocian la obligación de conservar los documentos a los plazos de prescripción de las obligaciones asociadas a los mismos. Sin embargo, tal asimilación no es correcta. Aunque la prescripción laboral, o fiscal a efectos de infracciones sea de 3 o 4 años la documentación soporte correspondiente debe conservarse, al menos, 6 años, tal y cómo indica el Código de Comercio.

 

CUADRO RESUMEN

 

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